De titel van dit blog roept misschien een herinnering bij je op aan het tv-programma Willem Wever, een informatief programma waarin vragen van kinderen worden beantwoord. Ik wil het graag met je hebben over Willem Wever, het is namelijk een mooi voorbeeld van informatiemanagement. De presentator brengt de vraag van de kinderen over naar deskundigen en zorgt voor een antwoord in begrijpelijke taal. Dat leidt mij tot deze vraag: Waar is Willem Wever in jouw organisatie?
Willem op je werk
Zou het niet heerlijk zijn als je Willem Wever kon inzetten tijdens je werk? Stel je voor: “Zeg Willem, welke grondwaterlichamen moet ik reserveren voor toekomstig drinkwater?”. Of: “Hé Willem, kan jij me vertellen waar bodemkwaliteit een risico vormt voor grondwerkers?”. En dat Willem je dan meeneemt op avontuur met aan het eind een simpel antwoord waar je weer verder mee kunt.
Helaas werkt het niet zo. De meeste organisaties in ons werkveld hebben niet (of weinig) geïnvesteerd in informatiemanagement. In de praktijk gaan we daardoor bij elke nieuwe vraag of bestuurlijke ambitie weer op zoek naar de juiste informatie. Vaak weten we niet eens goed waar te beginnen of welke informatie we tot onze beschikking hebben. Goed informatiemanagement vormt vaak de sleutel tot een succesvolle afloop. Wanneer we onze data niet op orde hebben, of beschikbare gegevens niet gebruiken, maken we onnodige kosten. Neem als voorbeeld de business case BIDON, die ons voorrekent dat er jaarlijks zo’n 4 miljoen Euro bespaard kan worden als overheden en netbeheerders hun bodeminformatie zouden delen. Maar belangrijker nog: informatiemanagement helpt ons bij het juist vertalen van data, zodat we de resulterende informatie ook echt begrijpen en kunnen inzetten.
Hoe werkt Willem?
Goed informatiemanagement vraagt enige organisatie. Niet alleen van je data, maar ook van je netwerk. Dat betekent dat je de opgave kunt vertalen naar een kennisvraag en deze kunt koppelen aan beschikbare gegevens en deskundigen die met deze gegevens je vragen kunnen beantwoorden. Hierbij gaat het dus niet alleen om techniek maar ook om de vaardigheid van deskundigen om een antwoord te genereren dat daadwerkelijk inzicht geeft aan de vraagsteller. De informatiemanager speelt hierbij een cruciale rol van tolk tussen vraagsteller en deskundigen. De informatiemanager zorgt ervoor dat de vraag zo duidelijk mogelijk is en dat het antwoord daadwerkelijk inzicht geeft aan de vraagsteller.
Betekent dat dan dat een informatiemanager van alle werkvelden kennis heeft? Niet per sé. Onlangs zag ik een filmpje op YouTube waarin David Miller (Chief Technologist bij NASA) werd geïnterviewd. Hij is onder meer verantwoordelijk voor het coördineren van de internationale samenwerking voor de bouw van een nieuwe ruimteraket. Op de vraag hoe hij omgaat met dergelijke complexe projecten waarin zoveel verschillende kennis nodig is, antwoordde hij: “De truuk is: je hoeft niet alles te weten, je hoeft alleen te weten wie het weet”.
Wij willen Willem!
Het aantal organisaties dat beschikt over een ‘Willem Wever’ in ons werkveld is beperkt. Waarom wordt er niet meer gebruik gemaakt van informatiemanagement? Ik ben benieuwd naar jouw antwoord.
Ingeborg van Oorschot